Quelles charges locatives un propriétaire peut-il récupérer auprès du locataire ?

En tant que bailleur, le propriétaire d’un logement peut récupérer une partie des charges qu’il règle sur le bien qu’il loue auprès de son locataire. Quelles sont les dépenses concernées ? On fait le point sur les charges locatives.

Quelles sont les charges que le propriétaire peut récupérer auprès du locataire ?

Les charges qui peuvent être facturées au locataire sont les charges dites locatives.
En location vide, comme en location meublée (logements meublés dont les baux ont été signés depuis le 27 mars 2014, à moins que le contrat n’y fasse référence avant cette date.), la liste de ces charges est fixée de manière réglementaire, par décret.
Les dépenses ne figurant pas dans cette liste ne peuvent pas être répercutées sur le locataire.

Les charges récupérables se répartissent en trois grandes catégories de dépenses :

• les dépenses des services liées au logement et à l’usage de l’immeuble ;
• les frais d’entretien courant et de petites réparations dans les parties communes de l’immeuble ;
• les taxes locatives.

Ainsi, il est possible de facturer au locataire les frais liés à l’électricité ainsi que ceux liés au contrat d’entretien de l’ascenseur (vérification réglementaire, fourniture de produits ou de petits matériaux d’entretien, menues réparations de la cabine, des paliers et des fusibles).

Certaines dépenses relatives à la consommation d’eau et au chauffage sont récupérables. Sont notamment concernées :

• l’eau froide et chaude des locataires
• l’eau nécessaire à l’entretien courant des parties communes, y compris la station d’épuration
• l’eau nécessaire à l’entretien courant des espaces extérieurs
• les produits nécessaires à l’exploitation, à l’entretien et au traitement de l’eau
• la fourniture d’énergie quelle que soit sa nature
• les frais d’entretien courant et de menues réparations des équipements de production d’eau chaude ou de chauffage
• les frais de location d’entretien et l’exploitation des compteurs généraux et individuels.

Les dépenses à la charge du locataire concernent essentiellement le chauffage et la production d’eau chaude ainsi que la distribution d’eau dans les parties privatives.

Le propriétaire peut se faire rembourser par son locataire certains frais engagés pour l’entretien des parties communes. Il est en ainsi du coût :
• de l’électricité
• de la fourniture de produits d’entretien (balais et petit matériel, sel)
• de l’entretien de la minuterie, des tapis, de vide-ordures
• de la réparation des appareils d’entretien de propreté tels que l’aspirateur
• des frais de personnel d’entretien.

Les dépenses relatives à l’entretien et à l’exploitation des espaces extérieurs (voies de circulation, aires de stationnement, abords et espaces verts, aires et équipements de jeux) peuvent être demandées au locataire. Il s’agit notamment :

• des opérations de coupe, désherbage, sarclage, ratissage, nettoyage et arrosage
• de l’achat des produits de jardinage (engrais, graines, fleurs, plants, plantes de remplacement à l’exception de celles utilisées pour la réfection des massifs, haies, produits bactéricides et insecticides).

Il est possible de demander au locataire le remboursement des taxes et redevances suivantes :

• la taxe d’enlèvement des ordures ménagères
• la taxe de balayage
• la redevance assainissement.

Comment doivent être régularisées les charges locatives ?

La récupération ou régularisation des charges locatives par le propriétaire se passe en deux temps. Le locataire paye d’abord des provisions sur charges tous les mois, puis une régularisation annuelle est effectuée.

Si le logement est loué vide, le locataire paie chaque mois ou tous les trimestres une « provision sur charges » en même temps que son loyer.
Le montant de cette provision est calculé en fonction des chiffres arrêtés lors de la précédente régularisation de charges ou du budget prévisionnel si le logement est en copropriété. Ce montant doit être mentionné dans le contrat de bail.

La provision payée par le locataire est régularisée chaque année en fonction des dépenses réelles (voir point suivant).

Si le logement est loué meublé, le locataire paie soit une provision sur charges comme pour les logements loués vides ou des charges forfaitaires au propriétaire, calculées en fonction de l’indice de référence des loyers.
Les charges locatives figurant dans le contrat de bail sous forme de forfait n’ont pas à être régularisées pour les baux signés depuis le 27 mars 2014.
Il n’est donc pas possible de réclamer de complément au locataire si la somme versée est inférieure aux dépenses réelles.

Chaque année, le propriétaire doit adresser à son locataire un décompte des charges un mois avant la régularisation annuelle des charges locatives.

Le décompte de charges doit répondre à plusieurs obligations :

• Chaque poste de dépense doit être renseigné.
• Les charges dont sont redevables propriétaire et locataire doivent être distinguées.
• Le décompte de charge doit préciser le mode de répartition entre les locataires, si le logement est situé dans un immeuble collectif.

Ce document doit permettre au locataire de vérifier que les charges qui lui sont réclamées lui sont bien imputables et de comprendre les variations susceptibles de se produire d’une année sur l’autre.

Le décompte des charges permet de calculer le différentiel entre la provision déjà versée par le locataire et les dépenses effectives engagées par le propriétaire pendant l’année.

Le propriétaire peut demander un complément de charges, si la provision est inférieure au montant exact des charges locatives.

Dans le cas contraire, le propriétaire doit reverser le trop-perçu à son locataire.

Quels sont les délais à respecter pour régulariser ?

À compter de l’envoi du décompte des charges, toutes les pièces justificatives (factures, contrat d’entretien…) doivent être tenues pendant six mois à disposition du locataire.

Si le propriétaire n’a pas procédé à la régularisation annuelle des charges dans l’année suivant leur exigibilité (ignorance, oubli, etc.), le locataire pourra exiger un paiement échelonné sur 12 mois du complément de charges qui lui est réclamé.

Le propriétaire dispose de trois ans pour procéder à la régularisation des charges locatives