Pourquoi un coffre-fort numérique ?

La remise par l’employeur du bulletin de paie sous forme électronique est régie par les articles du code du travail suivants :

• L’article L3243-2 précise que dans le cas du bulletin de paie électronique, l’employeur doit garantir l’intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité dans le cadre du service associé au compte mentionné au 2° du II de l’article L. 5151-6 .
• L’article D3243-8 précise que l’employeur arrête les conditions dans lesquelles il garantit la disponibilité pour le salarié du bulletin de paie émis sous forme électronique :
  • soit pendant une durée de cinquante ans ;
  • soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge mentionné au dernier alinéa de l’article L. 1237-5 augmenté de six ans.

Il est important de rappeler que le RGPD vient compléter les exigences réglementaires sur les aspects relatifs à la confidentialité car les bulletins de paie contiennent des données personnelles.

Au vu de la réglementation relative au bulletin de paie et des exigences complémentaires relatives à la confidentialité, l’envoi par mail est à proscrire car :

• Le bulletin de paie envoyé par email ne respecte pas les principes d’intégrité et de conservation,
• L’intégrité du document en pièce jointe d’un email n’est pas garantie,
• Il n’y a aucune garantie quant au processus de dérivabilité. L’employeur doit garantir la remise sous peine d’une amende par bulletin de paie non transmis.
• Le bulletin de paie envoyé par email est également interceptable et copiable.
• L’envoi par email ne permet pas de garantir une conservation et une accessibilité aux bulletins de paie pendant les durées réglementaires.

Le coffre-fort électronique est une solution pratique et sécurisée pour répondre à vos obligations.

• Le coffre-fort est conçu pour protéger les informations stockées à l’intérieur. Il est équipé de mesures de sécurité avancées telles que le cryptage des données, les sauvegardes régulières et des protocoles de sécurité stricts.
• Le coffre-fort électronique est facile à utiliser. Les employés peuvent y accéder à tout moment, de n’importe où, avec une connexion internet.
• En utilisant le coffre-fort, vous pouvez économiser du temps et de l’argent en évitant de devoir imprimer, distribuer et stocker des documents papiers.
• Le coffre-fort électronique permet de se conformer aux exigences légales en matière de stockage de données sensibles.

N’hésitez à pas à vous rapprocher de votre gestionnaire de paie pour en savoir plus sur notre solution de coffre-fort électronique.