ACTU RGPD – La géolocalisation des véhicules professionnels des salariés ?

La géolocalisation se veut de plus en plus présente dans le monde du travail, pour cela il est important de mettre en place certaines règles afin de respecter la vie privée des salariés.

1. Dans quels cas la géolocalisation peut être installée dans des véhicules professionnels?

• Suivre, justifier et facturer une prestation de transport de personnes, de marchandises ou de services directement liée à l’utilisation du véhicule, par exemple dans un service d’ambulances pour la facturation de l’assurance maladie
• Assurer la sécurité du salarié, des marchandises ou des véhicules dont il a la charge, et notamment retrouver le véhicule en cas de vol, par exemple un commercial transportant des échantillons de grande valeur dans son véhicule,
• Respecter une obligation légale ou réglementaire imposant la mise en œuvre d’un système de géolocalisation en raison du type de transport ou de la nature des biens transportés,
• Pour mieux allouer des moyens pour des prestations à accomplir dans des lieux éloignés les uns des autres, notamment pour les interventions d’urgence. Par exemple : identifier le salarié le plus proche d’une panne d’ascenseur ou l’ambulance la plus proche d’un accident,
• A titre accessoire, pour suivre le temps de travail lorsque ce suivi ne peut être assuré par aucun autre moyen.

2. Dans quels cas la géolocalisation peut être exclue?

En revanche, la géolocalisation des véhicules professionnels peut être exclue si elle n’est pas justifiée par un objectif légitime et disproportionnée par rapport au but poursuivi.

Par exemple, la géolocalisation est exclue pour :

• Contrôler le respect des limitations de vitesse ou les infractions au code de la route
• Contrôler un salarié en permanence : ce dernier doit pouvoir désactiver le système de géolocalisation lorsqu’il est autorisé à utiliser le véhicule en dehors du temps de travail,
• Contrôler un salarié qui dispose d’une liberté dans l’organisation de ses déplacements (VRP, visiteurs médicaux, etc.),
• Contrôler un salarié (représentant du personnel ou syndical) qui se déplace dans le cadre de son mandat,
• Calculer le temps de travail des salariés alors qu’un autre dispositif est déjà en place (badgeuse, etc.).

3. Quelles informations peuvent être enregistrées?

Certaines informations peuvent être enregistrées mais à condition d’être légitime à l’objectif poursuivi :

• Nom du salarié conduisant le véhicule
• Localisation du véhicule avec l’historique des déplacements
• Vitesse moyenne de circulation du véhicule
• Nombre de kilomètres parcourus
• Durées d’utilisation du véhicule
• Temps de conduite
• Nombre d’arrêts

4. Veiller à la bonne information de l’employeur

Il incombe à l’employeur d’informer chaque salarié de l’utilisation de ce dispositif de géolocalisation dans leur véhicule professionnel. Le salarié doit avoir accès aux données les concernant, enregistrées par l’outil (dates et heures de circulation, trajets effectués, etc.).

Il doit pouvoir désactiver la collecte ou la transmission de la localisation géographique en dehors du temps de travail.

Les informations qui doivent être communiquées aux salariés sont :

• L’identité du responsable de traitement
• Le fondement juridique du dispositif
• L’objectif de la géolocalisation (sécurité du salarié, suivi de la facturation, etc.)
• Les destinataires des données issues du dispositif de géolocalisation (service des ressources humaines, service de sécurité, etc.)
• La durée de conservation des données : les informations obtenues par la géolocalisation ne doivent pas être conservées plus de 2 mois.
  • Possibilité d’être conservées un an lorsqu’elles sont utilisées pour optimiser les tournées ou à des fins de preuve des interventions effectuées ou 5 ans lorsqu’elles sont utilisées pour le suivi du temps de travail.
• Le cas échéant, l’existence d’un éventuel transfert de données vers un pays tiers
• Ses différents droits RGPD (droits d’accès, de rectification, de suppression, etc.)

A noter : le système de géolocalisation doit être inscrit au registre des activités de traitement tenu par l’employeur.

Deux exemples de sanction en cas de non-respect de la réglementation :

1^er exemple : Un salarié d’une société souhaitait obtenir de son employeur les relevés du dispositif de géolocalisation installé dans son véhicule à la suite d’un accident de la circulation. La société refusait que les salariés obtiennent une copie de ces documents. Saisie d’une plainte par le salarié, et après plusieurs courriers restés sans réponse, la société a été mise en demeure de fournir au salarié la copie de ses données. Faute de réponse satisfaisante de l’employeur, la CNIL a prononcé une sanction de 10 000 euros à son encontre.

2^e exemple : Il s’agit d’une société dont l’activité est la location de véhicules pour une courte durée. Il a été constaté que cette dernière collectait des données relatives à la géolocalisation du véhicule loué, tous les 500 mètres lorsque le véhicule était en mouvement, lorsque le moteur s’allumait et se coupait ou encore lorsque les portes s’ouvraient et se fermaient. La société conservait un historique de certaines des données de géolocalisation collectées, pendant une durée excessive. La CNIL a prononcé une sanction de 175 000 euros à son encontre pour avoir porté une atteinte disproportionnée à la vie privée de ses clients en les géolocalisant de manière quasi permanente.

Source : cnil.fr