Pensez à mettre à jour votre registre du personnel : obligation sociale

Si vous n’avez pas de registre unique du personnel, ou bien s’il est erroné ou incomplet, vous risquez une amende de 750 € pour chaque salarié concerné par ce manquement.

Mentions obligatoires – L’employeur fait figurer dans le registre, de façon indélébile et dans l’ordre d’embauche : les nom, prénoms, nationalité, date de naissance, sexe, emploi et qualification, dates d’entrée et de sortie de l’établissement de tous les salariés occupés dans l’établissement à quelque titre que ce soit, même les travailleurs à domicile

Mentions supplémentaires pour certaines catégories de salariés 

-Pour les salariés titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, le type du contrat doit être indiqué.

-Pour les salariés en contrat de travail à durée déterminée et les travailleurs à temps partiel, le registre précise leur statut. Pour les travailleurs temporaires et les travailleurs mis à disposition par un groupement d’employeurs, il convient d’indiquer le statut des salariés mais également, selon le cas, le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire ou la dénomination et l’adresse du groupement d’employeurs.

-Pour les travailleurs étrangers, le registre mentionne le type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail. Les copies de ces titres doivent être annexées au registre.

– Les entreprises « françaises », qui accueillent les salariés détachés depuis l’étranger par des entreprises installées à l’étranger, doivent annexer une copie de chaque déclaration préalable au détachement au registre unique du personnel.

Mentions relatives aux stagiaires – L’employeur doit inscrire :

-les noms et prénoms des stagiaires accueillis dans l’établissement, dans une partie spécifique du registre unique du personnel

-les nom et prénoms du stagiaire et du tuteur ;

-les dates de début et de fin du stage ;

-le lieu de présence du stagiaire.

Mentions postérieures à « l’embauche » – Toutes les indications exigées sont inscrites sur le registre au moment de l’embauche ou de l’arrivée en stage, puis éventuellement modifiées en fonction des événements postérieurs (c. trav. art. D. 1221-25).

Registre papier ou informatique

La réglementation prévoit un registre papier (c. trav. art. L. 1221-13). Toutefois, les entreprises peuvent recourir à d’autres moyens, notamment informatiques, si elles maintiennent des garanties de contrôle équivalentes. Préalablement à la mise en place du support de substitution, elles doivent consulter le comité social et économique.

L’employeur adresse à l’inspecteur du travail l’avis résultant de cette consultation.

Le registre du personnel est tenu à la disposition du comité social et économique.

Bon à savoir : Pendant les négociations préélectorales, l’employeur doit mettre à la disposition des syndicats le registre unique du personnel dans des conditions permettant sa consultation.