La réforme des congés payés – l’obligation d’information des salariés

La réforme relative aux congés payés acquis du fait des arrêts maladie ou accidents d’origine professionnelle ou non, entrée en vigueur le 24 avril 2024 a créé un nouveau droit pour les salariés et par conséquent une nouvelle obligation à l’égard des employeurs :

L’obligation de les informer quant à leurs congés payés

Qui doit informer les salariés ?

▶︎ L’employeur

Quand a-t-on cette obligation ?

▶︎ Lorsque le salarié revient d’un arrêt de travail faisant suite à une maladie ou à un accident d’origine professionnelle ou non.

Quand doit-on les informer ?

▶︎ Dans le mois qui suit la reprise du salarié (ne pas faire l’information de façon anticipée).

Quelle information doit-on donner ?

• Le nombre de congés payés acquis et à prendre (d’un point de vue générale et pas uniquement ceux acquis pendant l’arrêt de travail),
• La date limite de prise des congés payés (cette date pouvant donc être différente selon la période d’acquisition des congés payés et la durée de l’absence).

Comment doit-on informer ?

▶︎ Par tout moyen donnant date certaine quant à la date de réception de l’information (Lettre remise en main propre contre décharge, bulletin de paie, lettre recommandée avec accusé de réception….).

La lettre de remise en main propre contre décharge (avec la date de réception mentionnée par le salarié et sa signature) constitue le moyen le plus sûr, il n’y a pas de place au doute quant à la date de réception de l’information, ce qui n’est pas le cas pour les autres modes de communication. La date limite de prise des congés payés indiquée dans l’information dépend effectivement de la date de réception de l’information.

Pour rappel et par exception :

1. En cas d’absence maladie ou d’accident durant toute une période d’acquisition de congés payés, la date limite de report est de 15 mois après la fin de la période d’acquisition correspondante.

Attention, si le salarié reprend le travail avant ce délai de 15 mois, cette période de 15 mois est suspendue tant que l’employeur n’a pas satisfait à son obligation d’information. Ainsi, si l’employeur met 15 jours à informer le salarié suite à sa reprise, la date limite de report sera finalement fixée à 15 mois et 15 jours à compter de la clôture de l’exercice d’acquisition.

2. En cas d’absence maladie ou d’accident sur une partie seulement de la période d’acquisition des congés payés, le point de départ des 15 mois pour la prise des congés débute à la date de réception de l’information par le salarié, et non à la fin de la période d’acquisition.

Quelles peuvent être les conséquences d’un retard ou d’un défaut d’information ?

La loi du 22 avril 2024 n’apporte aucune précision sur ce point, mais plusieurs pistes sont envisageables. On peut effectivement supposer les conséquences suivantes :

• Le délai de report de 15 mois serait considéré comme n’avoir jamais démarré (ou au mieux, il serait suspendu) ;
• Le salarié serait en droit de réclamer des dommages et intérêts s’il justifie d’un préjudice causé par l’attribution tardive des congés ;
• L’inspecteur du travail pourrait dresser un procès-verbal estimant qu’il s’agit d’une infraction à la règlementation relative aux congés payés, constituant ainsi une contravention de 5^ème classe (amende de 7 500 € pour une personne morale) par salarié concerné.

Nous vous conseillons donc de faire preuve de vigilance afin de ne pas passer à côté de votre obligation. 🔎

N’hésitez pas à revenir vers votre référent  juriste en droit social pour le cas où vous auriez quelques interrogations ou si vous souhaitez être accompagnés.🚀