Ai-je le droit de rembourser la facture de téléphone de mon salarié ?

Vous ne mettez pas de téléphone à la disposition de votre salarié mais il utilise son téléphone personnel pour effectuer ses appels professionnels.

Principe – Caractère de frais professionnels – non soumis à charges

Les frais engagés par le salarié à des fins professionnelles, pour l’utilisation d’un téléphone (et plus généralement des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication) qu’il possède, sont considérés comme des charges à caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi conformément au contrat de travail.

Vous pouvez donc rembourser ces frais.

Quelle méthode utiliser pour rembourser les appels professionnels du salarié ?

1^ère hypothèse

Vous êtes en mesure de justifier la réalité des dépenses professionnelles de votre salarié. C’est le cas si vous parvenez à évaluer le nombre d’appels professionnels passés par le salarié. Vous pouvez rembourser la part du forfait correspondant. Les justificatifs devront être présentés en cas de contrôle URSSAF.

2ème hypothèse

Vous ne pouvez pas justifier la réalité des dépenses engagées. Vous pouvez rembourser une quote-part du forfait de votre salarié dans la limite de 50% des dépenses engagées par le salarié (arrêté 20/12/2022). A défaut, les remboursements opérés doivent être réintégrés dans l’assiette des cotisations.

Remarque : le BOSS (Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale) admet le versement d’une allocation forfaitaire mensuelle jusqu’à 50€.

Pour sécuriser la prise en charge de ces frais, il est conseillé d’appliquer la double limite à savoir un remboursement du forfait du salarié à hauteur de 50% dans la limite de 50€ / mois.

Recommandation 

Inscrire dans le contrat de travail du salarié la mention de l’utilisation à des fins professionnelles du téléphone que le salarié possède à titre personnel.