DPAE – Registre Du Personnel

Vous venez de trouver votre candidat idéal après une campagne de recrutement bien menée. A présent, il vous faut encore accomplir certaines démarches administratives obligatoires préalablement à l’entrée en poste de votre nouveau salarié.

Parmi celles-ci, nous allons nous intéresser plus particulièrement à la déclaration préalable à l’embauche et à la bonne tenue du registre du personnel.

La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est une mesure visant à simplifier vos obligations déclaratives.

Elle est obligatoire, nominative et doit se faire pour toute nouvelle embauche dans les 8 jours précédents l’entrée en poste du nouveau salarié.

La DPAE n’est pas demandée pour les collaborateurs stagiaires, les bénévoles et volontaires du programme de service civique.

L’intérêt de ce dispositif est qu’il vous permet d’accomplir en une seule démarche toutes les formalités obligatoires auprès de l’URSSAF.

A défaut d’établissement d’une DPAE, quels sont les risques que j’encours en tant qu’employeur?

Des sanctions civiles : Une régularisation par l’URSSAF des cotisations de sécurité sociales éludées du fait de l’absence de déclaration.

Des sanctions administratives : Une pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti (4.10€ depuis le 01/05/2023).

Des sanctions pénales : l’absence intentionnelle de DPAE constitue un délit de travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié.

Dans ce cas, vous pourriez être condamné par le tribunal correctionnel à une peine cumulative de :

• 45 000 € d’amende et de 3 ans d’emprisonnement si vous êtes une personne physique ;
• 225 000€ d’amende et un placement sous surveillance judiciaire si vous êtes une personne morale.

Le registre du personnel doit être ouvert dès l’embauche de votre premier salarié. Aucun formalisme n’est imposé par la loi. En revanche, certaines mentions sont obligatoires. Les informations portées au registre doivent être inscrites dans l’ordre des embauches :

• Identification du salarié (nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité) ;
• Carrière (emplois, qualifications, date d’entrée et de sortie de l’entreprise) ;
• Type de contrat (CDI, CDD, contrat d’apprentissage, contrat d’insertion professionnelle, contrat de mise à disposition) ;
• Situations particulières :
  • Travailleurs étrangers : type/numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail ;
  • Stagiaire : nom, prénoms, date de début et de fin du stage ou de la formation en milieu professionnel, nom et prénoms du tuteur, lieu de présence du stagiaire ;
  • Salarié à temps partiel : mention « salarié à temps partiel » ;
  • Pour les salariés dont l’autorisation d’embauche ou de licenciement est requise : date de cette autorisation/ date de la demande d’autorisation ;
  • Télétravail : le salarié en situation de télétravail régulier doit être identifié comme télétravailleur sur ce registre.

En cas de succession de contrat, la date d’entrée et de sortie correspondantes sont indiquées pour chaque contrat sur une nouvelle ligne du registre.

En cas d’entreprise à établissements multiples, un registre du personnel doit être ouvert pour chacun des établissements de l’entreprise.

L’absence de registre, l’absence de mise à jour, l’oubli de mentions obligatoires vous expose au risque de devoir payer une amende de 750€ pour chaque salarié concerné par ce manquement.

Comme vous le voyez, ne pas satisfaire à ces obligations préalables à l’embauche peut vous coûter très cher.

Nous vous invitons donc à les accomplir avec le plus de diligence possible.